No início de cada ano, lembramos que chegou o tempo de fechar o balanço anual e de arquivar ou de se desfazer dos documentos e papéis do ano anterior.
A organização dos documentos fiscais e contábeis é uma das tarefas mais importantes para manter as informações organizadas e fáceis de serem encontradas. Logo, os empresários e diretores precisam ter atenção para não terem prejuízos no futuro provocados pela falta de documentos fiscais, trabalhistas ou financeiros. Por isso, é importante saber por quanto tempo se deve guardar cada tipo de documento e registro da sua empresa.
Mas, afinal, existe Legislação para definir por quanto tempo as empresas precisam guardar os documentos fiscais?
A legislação determina que os documentos fiscais devem permanecer arquivados por cinco anos. Desta forma, cumpre-se o período de guarda dos documentos relacionados com os tributos no prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN).
Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:
I – em primeiro lugar, aos débitos por obrigação própria, e em segundo lugar aos decorrentes de responsabilidade tributária;
II – primeiramente, às contribuições de melhoria, depois às taxas e por fim aos impostos;
III – na ordem crescente dos prazos de prescrição;
IV – na ordem decrescente dos montantes.
Art.174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva. III – de exigência, por mais de uma pessoa jurídica de direito público, de tributo idêntico sobre um mesmo fato gerador.
Prescrição é o decurso do prazo de cinco anos para cobrar judicialmente o tributo devido. No fim desse prazo, o crédito tributário será extinto (art. 156, v, do CTN) e não mais poderá ser exigido pelo Fisco.
Para facilitarmos a sua compreensão, colocamos abaixo quais os tipos de documentos e por quanto tempo devem ser guardados pela sua empresa:
Documentos Fiscais e tributários:
Prazo de guarda: 5 anos
IMPOSTO DE RENDA (Art.173/174 do CTN)
CSLL/PIS/COFINS(Art.173/174 do CTN)
NOTAS FISCAIS, RECIBOS E DEMAIS COMPROVANTES(Art.173/174 do CTN)
LIVROS FISCAIS E CONTÁBEIS (Art.195/174 do CTN)
SIMPLES NACIONAL (Art. 26, II, LC 123/2006 e Arts. 195 e 174, CTN)
SISTEMA ELETRÔNICO DE DADOS E ESCRITURAÇÃO FISCAL OU CONTÁBIL (Art. 11, Lei Nº 8.218/1991 e Art. 173, CTN)
Trabalhista e Previdenciário:
Prazo de guarda: 30 anos
FGTS (Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990
GFIP – GUIA RECOLHIMENTO DO FGTS E INFORMAÇÕES À PREVIDÊNCIA SOCIAL(Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990)
GRFC – GUIA DE RECOLHIMENTO RESCISÓRIO DO FGTS E DA CONTRIBUIÇÃO SOCIAL(Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990)
Prazo de guarda: 10 anos
CONTRIBUIÇÃO PREVIDENCIÁRIA – GPS(Arts. 173 e 174, CTN e arts. 103 e 103-A da lei n.º 8.213/1991)
FOLHA DE PAGAMENTO(Art. 225, I e § 5º, decreto n.º 3.048/1999)
SISTEMAS ELETRÔNICOS DE DADOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS(Art. 225, § 22, decreto n.º 3.048/1999)
Prazo: 5 anos
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL – GRCSU(Arts. 173 e 217, I, CTN)
CAGED – CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS(Art. 2º, § 1º, Portaria TEM n.º 1.129/2014)
RAIS – RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS.(Art. 8º, Portaria MTB n.º 1.464/2016)
RECIBO DE PAGAMENTO DE SALÁRIO, FÉRIAS, 13º SALÁRIO E CONTROLE DE PONTO (Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT)
Prazo: 2 anos
TERMO DE RESCISÃO DO CONTRATO DE TRABALHO, PEDIDO DE DEMISSÃO E AVISO PRÉVIO(Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT)
Prazo: Indeterminado
Contrato de Trabalho;
Livro ou ficha de registro de empregado.
Armazenamento Digital
Com o avanço digital, a empresa pode armazenar e encontrar seus documentos com mais facilidade, visto que é possível escanear e organizar os comprovantes em arquivos digitais e em plataformas de armazenamento na nuvem.
Contudo, é importante se assegurar da guarda dos arquivos digitais durante um período, mantendo uma cópia de segurança e fazendo consultas antes de destruir os documentos físicos.
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https://rachelbroca.jusbrasil.com.br/artigos/184685864/prazo-de-guarda-de-documentos-fiscais
https://inateccontabilidade.com.br/guarda-de-documentos-fiscais-prazos/
https://www.jornalcontabil.com.br/conheca-o-prazo-legal-para-guarda-de-documentos-da-empresa/